ORGANIZZARE E CONDURRE UNA RIUNIONE

La riunione è uno degli strumenti di comunicazione interna maggiormente utilizzati in tutti gli ambienti e i contesti di lavoro, ma spesso viene utilizzata in maniera errata e risulta poco produttiva. Le riunioni possono avere scopi differenti:

• possono essere realizzate per informare o comunicare qualcosa;
• per condividere decisione prese;
• per discutere un argomento al fine di arrivare a una scelta comune. 

 

Per rendere efficace una riunione è importante tenere presente le sue diverse fasi e organizzare al meglio e in modo puntuale ognuna di esse. 

 

In funzione dell’obiettivo si possono distinguere riunioni:

• informative: informare, esporre, proporre, dimostrare, discutere, conoscere
• decisionali: decidere un’azione, risolvere un problema
• operative: operare, svolgere una funzione, eseguire un compito.

 

Una riunione è l’unirsi in gruppo di più persone allo scopo di scambiarsi informazioni o idee, risolvere problemi, assumere decisioni o accordarsi su azioni da intraprendere. 

Un eccessivo (ed errato) utilizzo delle riunioni rappresenta uno dei fattori di minor efficacia ed efficienza manageriale maggiormente diffusi tra le aziende. 

 

La prima fase di apertura di una riunione è quella di preparazione. Nel momento in cui si decide di convocare una riunione è necessario che il conduttore:

• definisca in maniera chiara quali obiettivi si prefigge con quell’incontro e quindi, sulla base di questi, identifichi i partecipanti e i rispettivi ruoli;
• prepari un elenco degli argomenti da discutere e li ordini, individuando la maniera logica e sequenziale in cui affrontarli in modo da poter stilare l’ordine del giorno;
• stabilisca i tempi, sia la durata massima, che non dovrebbe comunque mai superare le due ore, sia i tempi da dedicare a ogni argomento;
• predisponga tutto il materiale e le informazioni necessarie;
• convochi i partecipanti, consegnando loro l’ordine del giorno ed eventuali materiali che è necessario leggere prima dell’incontro.

 

Poi c’è una fase di gestione in cui, anche qui, risulta fondamentale il ruolo del conduttore: è suo il compito di coordinare e controllare la situazione in maniera complessiva, monitorando i tempi e mantenendo la discussione coerente con l’obiettivo dell’incontro. A questo proposito è necessario:

• iniziare e concludere l’incontro nei tempi prestabiliti;
• definire, in fase di apertura, l’obiettivo o gli obiettivi che ci si prefigge di raggiungere e conseguentemente illustrare l’ordine del giorno e le persone che coerentemente con gli scopi dell’incontro sono state coinvolte;
• annotare i commenti più significativi sui piani d’azione e sulle soluzioni;
• il conduttore ha anche il compito di guidare la discussione e di fare spesso il punto della situazione per non perdere le fila del discorso;
• infine, il conduttore deve moderare gli interventi dei partecipanti facendo attenzione a limitare chi interviene troppo e cercando di stimolare chi invece partecipa poco.

 

Per concludere, c’è la fase di chiusura, molto spesso sottovalutata ma rappresenta un passaggio fondamentale della gestione di una riunione che serve per non perdere il senso della stessa e le considerazioni che sono emerse. È quindi necessario:

• fare una sintesi di quello che è emerso; 
• definire le conclusioni e le soluzioni a cui si è giunti e che sono state condivise anche se ancora parziali e non definitive;
• menzionare e rimandare come elementi di ulteriori approfondimenti futuri eventuali pareri discordanti emersi;
• assicurarsi che tutti gli argomenti trattati e le decisioni prese siano chiari per tutti. 

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